Es gibt viele Firmen wo noch immer viel mit Papier gearbeitet wird. Einerseits nachvollziehbar, weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es schlicht gewohnt sind und der Mensch naturgemäß eine gewisse Skepsis vor Veränderungen hat. Das betrifft insbesondere den Arbeitsalltag. Auf der anderen Seite stehen Firmen in Zeiten des digitalen Wandels vor der Entscheidung: bleiben wir dabei, oder verlieren wir den Anschluss? Der Schritt zum papierlosen Büro bringt ökologische und wirtschaftliche Vorteile; weniger Papier und Kostenersparnisse. Welche Vorteile bringen es mir und meinem Unternehmen denn, wenn ich meine analogen Geschäftsprozesse digitalisieren lasse?
1. Zeit
Es kommt wohl jeden bekannt vor. Ein wichtiges Dokument wurde im Ordner abgeheftet. Klar – das Dokument wird drin sein. Man muss es eben nur suchen. Und das kostet Zeit, und zwar wertvolle Zeit. Oft wird dabei gar nicht bemerkt, wieviel Zeitverlust dabei entstehen kann. Ein wichtiges Thema, weil hier oft Verbesserungspotenzial vorzufinden ist.
2. Zugriff auf Informationen
Informationen sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher aufrufbar. Digital heißt eben auch, dass die Informationen überall aufrufbar sind. Stichwort: New Work. Vor allem betrifft es aber auch Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Außendienst. Außerdem ist es auch möglich, bestimmte Dokumente per Abteilung einzuordnen. Somit haben auch wirklich nur diejenige Zugriff auf (vertrauliche) Daten, die dazu befugt sind.
3. Sicherheit
Entgegen der allgemeinen Auffassung ist das digitale Verwalten Dokumente sicherer als „offline“ auf Papier. Warum? Das Erstellen von einem Backup rettet Sie vor Datenverluste. Diese können im Büro entstehen durch Diebstahl, ein Wasserleck oder vielleicht sogar einen Brand. Dazu hat sich die Technik des Transport Sockets Layers (TLS, SSL) über die Jahre enorm entwickelt. Anders gesagt: Ihre Daten sind in der Cloud besser geschützt vor Dritten, als in der offline Welt. Es fällt vielleicht schwer, sich davon überzeugen zu lassen. Wir werden aber in Zukunft nicht mehr dran vorbeikommen – nach und nach werden Bereiche digitalisiert.
4. Mehr Platz
Jetzt stellen Sie sich mal Ihr Büro vor, ohne Papier und Ordnern. Wohin bloß auf einmal, mit soviel Platz? Vor allem aber ein Gefühl von Übersichtlichkeit. Ihre Dokumente sind in einem Dokumentenverwaltungssystem einfach aufrufbar. Abschnitte aus Angeboten oder Texte, die Sie suchen, sind einfach per Suchfunktion zu finden. Außerdem gibt es kein Platzmangel mehr: Die Speichermöglichkeiten sind nahezu unendlich.
5. Kostenersparnisse
Machen wir uns nichts vor – das Updaten einer Software ist manchmal notwendig und kostet, je nach Umfang und Größe, Geld. Wie teuer aber, war die Wartung einer Druckmaschine, das ständige Nachfüllen von Tinte mit Druckerpatronen, das Verschicken von Briefen per Post, das Einkaufen von Papier, und überhaupt, die Verarbeitung von Daten auf Papier in einer Excel-Datei durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter? Auf dieses Thema werden wir aber in einem späteren Blog tiefer eingehen.
Bei WeMa Mobile beschäftigen wir uns täglich mit den oben genannten Themen und helfen unsere Kunden mit maßgeschneiderte Software-Lösungen weiter. Ist das für Sie und Ihr Unternehmen auch interessant? Schreiben Sie uns gerne an für ein unverbindliches Gespräch.
